Quản Lý Thời Gian: Một Số Công Cụ Bạn Nên Biết

Có một chủ đề khá thú vị mà blog Tiếp Thị Liên Kết thường tiếp cận trong nhiều năm qua đó là quản lý thời gian. Thật sự mà nói quản lý thời gian không phải là một chủ đề quá mới nhưng chúng ta luôn luôn phải biết và áp dụng nó một cách hiệu quả để đạt được những mục tiêu công việc đề ra.

Khi thực hiện các công việc kinh doanh trực tuyến, đối với các bạn làm việc bán thời gian, việc quản lý thời gian là cần thiết. Bởi lẽ, bạn còn có công việc mà bạn yêu thích và bạn còn có những mục tiêu khác về công việc, gia đình…Việc quản lý tốt thời gian sẽ tạo điều kiện cho bạn có thêm thời gian để thực hiện các công việc quan trọng hơn và đôi khi bạn cũng cần cho mình một thời gian nghỉ ngơi hợp lý để “refresh”“ lại  toàn bộ.

quan ly thoi gian hieu qua

Có một lý do tại sao hầu hết những người thành công đồng ý rằng thời gian là tài sản quý giá nhất của họ: bạn biết đó khi thời gian trôi qua nó sẽ biến mất mãi mãi. Không giống như tiền bạc, bạn không thể kiếm thêm thời gian cho mình.

Thật không may, hầu hết chúng ta đánh giá thấp thời gian chúng ta đã có được. Chúng ta lãng phí nó bằng cách đặt nhu cầu của người khác lên trước nhu cầu của chúng ta. Đôi khi chúng ta dành cả một ngày cuối tuần để làm những điều vô nghĩa. Và đôi khi chúng ta liên tục bị phân tâm bởi những thứ không quan trọng.

Tập trung vào mục tiêu lớn

Với rất nhiều phiền nhiễu hàng ngày mà chúng ta phải đối mặt, thật dễ dàng để đánh mất mục tiêu lớn của bạn. Điều này đôi khi không thể tránh khỏi nếu bạn đang phải xử lý các rắc rối về  công việc hoặc gia đình. Hoặc nếu chúng ta liên tục bị phân tâm bởi  các phương tiện truyền thông như mạng xã hội, email và các ưu tiên của người khác, chúng ta sẽ trở nên thất vọng và căng thẳng vì chúng ta không đạt được những mong muốn và nhu cầu riêng.

Để chắc chắn rằng bạn tập trung vào mục tiêu lớn của mình, bạn hãy tự hỏi mình, những mục tiêu nào mà bạn muốn thực hiện? Điều gì bạn sẽ hối tiếc nếu không đạt được? Ưu tiên của bạn là gì? Điều gì khiến bạn bước ra ra khỏi giường mỗi buổi sáng?

kangbch / Pixabay

Trả lời những câu hỏi này mang lại cho bạn mục đích sống. Và khi bạn có mục đích, bạn sẽ có động lực để tập trung và làm mọi thứ bạn có thể để đạt được tiềm năng tối đa của bạn.

Lập kế hoạch cho một ngày của bạn.

Chỉ cần tưởng tượng thức dậy vào một ngày mà không có kế hoạch. Đôi khi, đó là một sự thay đổi đáng hoan nghênh giống như khi bạn đi nghỉ, điều đó là tốt vì bạn đang nghỉ ngơi. Nhưng nếu đó là một buổi sáng thứ Hai thì sao? Không có danh sách việc cần làm, bạn có thể vô tình lang thang trong văn phòng cho đến khi bạn cảm thấy muốn về nhà, để những phiền nhiễu vô nghĩa kiểm soát lịch trình của bạn. Thật là một sự lãng phí của một ngày.

Tệ hơn nữa, bằng cách không lên kế hoạch cho những ngày của bạn, bạn sẽ không thể đạt được tiến bộ về các mục tiêu sẽ giúp hiện thực hóa mục tiêu lớn mà bạn đã đặt ra. Mặc dù bạn không cần lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày, nhưng bạn cần có một số kế hoạch trong thời gian đó.

Hãy dành thời gian của bạn một cách khôn ngoan

Tất cả chúng ta đã phạm tội lãng phí thời gian. Thay vì lên kế hoạch để thực hiện công việc và thực hiện chúng bạn lại đi không tuân thủ cá quy tắc do mình đặt ra. Bạn thường dùng nhiều thời gian để xem ti vi, lướt Facebook mà chẳng bao giờ “chạm” đến một cuốn sách dù bạn đã tốn rất nhiều tiền mua nó hoặc được ai đó tặng trong một dịp đặc biệt nào đó.

Khi bạn có thời gian rảnh, nên dành thời gian cho các hoạt động có giá trị, nó sẽ giúp bạn phát triển và hướng tới mục tiêu của mình. Ví dụ: dành thời gian chất lượng với những người thân yêu của bạn, đọc, học một kỹ năng mới, tập thể dục, tình nguyện, tổ chức văn phòng của bạn, cập nhật tài chính của bạn hoặc chuẩn bị cho tuần bằng cách bày ra quần áo hoặc chuẩn bị bữa ăn.

Hãy để người khác biết rằng thời gian của bạn là có giá trị

Bởi vì thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn, bạn không thể tự do trao nó cho người khác. Việc trao thời gian của bạn cho người khác sẽ ngăn cản những ưu tiên của bạn và bạn không thể thực hiện được những mong muốn và nhu cầu của riêng bạn. Nó giống như gửi tiền vào tài khoản ngân hàng của người khác và khi đó bạn không thể làm gì với số tiền đó sau khi nhấn nút gửi đi.

Cho dù bạn có nhận ra hay không, đây là một vài cách bạn báo hiệu cho người khác rằng thời gian của bạn không có giá trị:

  • Bạn nói là có đúng với tất cả mọi thứ: Nếu bạn chấp nhận mọi yêu cầu theo cách của bạn, bạn sẽ đặt ưu tiên của người khác lên trước.
  • Bạn dễ dàng bị phân tâm: cuộc sống hiện đại luôn có nhiều vấn đề làm bạn phân tâm. Việc phân tâm sẽ làm cho bạn không thể tập trung được công việc, bạn không thể thực hiện được các kế hoạch đặt ra. Lấy ví dụ về một sự phân tâm thường thấy là khi bạn đang lên kế hoạch cho việc tìm kiếm từ khóa để xây dựng niche site, bạn nhận được một tin nhắn từ Facebook của một bạn đồng nghiệp trên Facebook, bạn ngay lập tức kiểm tra tin nhắn và rồi tiếp tục đọc tin nhắn và truy cập vào các dòng trạng thái trên Facebook…Hai phút trôi qua bạn chưa trở lại với mục tiêu chính của mình khi đang bỏ dỡ, năm phút trôi qua bạn quên mình đang thực hiện điều gì. Thế đó, chỉ một tí thế thôi bạn đã bị phân tâm và không thể hoàn thành kế hoạch do bạn đặt ra.
  • Luôn tuân thủ giới hạn thời gian: Nếu bạn có một cuộc họp được lên lịch trong 30 phút, đó là thời lượng của cuộc họp. Nếu bạn đi trễ quá 15 phút, sự chậm trễ đó sẽ phá hỏng những việc bạn đã lên kế hoạch. Nó cũng cho người khác biết thời gian của họ cũng không quan trọng và bạn đang không tôn trọng họ vì không tuân thủ thời gian do mình đặt ra.
  • Bạn cho phép chậm trễ: Cho dù bạn gặp khách hàng để ăn trưa hoặc gọi cho người lập kế hoạch tài chính của bạn vào thời gian đã định, hãy nói rõ rằng việc đến trễ là không thể chấp nhận được. Khi người khác không tôn trọng thời gian của bạn, bạn sẽ mất thời gian để thực hiện mục tiêu của mình.

Công cụ quản lý thời gian

Hiện tại có nhiều công cụ giúp bạn quản lý thời gian của mình, giúp bạn lên kế hoạch thực hiện công việc và tập trung để xử lý công việc mà không bị “làm phiền” bởi nhiều yếu tố tiêu cực xung quanh.

kaboompics / Pixabay

Điểm qua sau đây một số công cụ mà mình hay sử dụng (có nhiều công cụ khác mà bạn có thể tìm kiếm thêm trên mạng vì mình chỉ toàn dùng các công cụ bên dưới) mà bạn có thể tham khảo:

  • Wuderlist: đây là công cụ lên list công việc hàng ngày, ứng dụng này đơn giản nhưng hoạt động thân thiện với cả trình duyệt và mobile.
  • Trello: đây là một công cụ để quản lý công việc, công cụ không thể thiếu trong việc lập kế hoạch và phân công công việc (nếu bạn có đội nhóm, Trello là một công cụ không thể tốt hơn)
  • RescueTime: công cụ này giúp bạn theo dõi các công việc mà bạn thực hiện hàng ngày, đây là một công cụ có chức năng giám sát. RescueTime sẽ đưa ra những thống kê một cách chi tiết về thời gian mà bạn sử dụng trong ngày chẳng hạn như bạn dùng Youtube bao nhiêu lâu, bạn sử dụng Facebook như thế nào…
    Pomello app: một ứng dụng hoạt động giống như bộ điếm thời gian. Công cụ này kết hợp với Trello giúp bạn thiết lập thời gian để thực hiện các nhiệm vụ (task) trên Trello.
  • Brain.fm: một công cụ chuyên về âm nhạc điện tử. Nếu bạn không thể tập trung được bạn nên nghe những bản nhạc điện tử ở đây. Được nghiên cứu và sáng tạo bởi đội ngũ kỹ thuật chuyên về sóng não và thần kinh, brain.fm cung cấp cho bạn một công cụ để giúp bạn đạt được trạng thái tinh thần tốt nhất.

Một khi thời gian không còn nữa, nó đã biến mất, đó là lý do tại sao việc sử dụng những gì bạn có là rất quan trọng. Cách tiếp cận tốt nhất với cuộc sống là  ưu tiên những thứ quan trọng nhất với bạn. Nếu không, bạn có thể không bao giờ thực hiện được mục tiêu của mình và bạn sẽ không bao giờ biết tiềm năng thực sự của mình là gì.

Điểm đánh giá
Theo

Về Ngân Sơn

Blog Tiếp Thị Liên Kết là cuốn nhật ký online ghi lại những cung bậc cảm xúc trong quá trình viết blog. Mình thường viết về cuộc sống thường nhật, những trải nghiệm trong công việc, xu hướng phát triển của công nghệ và khởi nghiệp trực tuyến. Mọi thông tin các bạn có thể liên hệ qua chuyên mục hỏi đáp.