Ba Cách Quản Lý Công Việc Hiệu Quả Mà Bạn Nên Biết

  • a few months ago /

Năm nay mình ít viết blog hơn những năm trước, cũng tính tạm ngừng viết blog nhưng thói quen viết lách và lời động viên từ bạn đọc lại thôi thúc mình bắt đầu viết thêm nhiều bài mới trên blog từ những ngày đầu tiên của tháng 11. Đếm ngược xuôi, cũng gần sắp hết năm dương lịch, chúng ta sẽ bắt đầu một cái tết mới với những dự định và kế hoạch mới.

Viết blog…

Bạn biết đó, đôi khi cảm giác dừng viết blog thật khó chịu, nó như là một cảm giác lạc hướng và không còn động lực để theo đuổi một ý định gì đó. Có nhiều lần mình cũng dự định viết nhưng rồi ý tưởng chợt trôi qua rồi lặng đi… ấy là đành bỏ qua một bài viết hay.

Nhiều bạn bảo viết blog dễ lắm không khó lắm đâu? Chỉ cần ngồi gõ một bài gì đó tầm 500 chữ rồi đăng lên là được. Rồi còn có bạn bảo bạn cần chi phải viết cứ đi copy, sao chép bài viết của một ai đó về chỉnh sửa lại là xong. À đi copy về cũng là một cách viết tại sao không?. Nói vui thế thôi nếu làm như thế còn được gọi là viết blog không?

Cái khó nhất khi viết blog là duy được tần suất viết bài và cập nhật bài viết trên blog. Nếu bạn siêng, mỗi ngày một bài viết đó là điều mơ ước đối với những ai đam mê viết lách.

Có bao giờ bạn tự hỏi về cuộc sống? Kế hoạch cho cuộc sống của chúng ta? Chúng ta là ai, chúng ta đang làm gì? Mục tiêu của chúng ta là gì trong tuần này, trong tháng này và trong năm này? Bạn đã đạt được mục tiêu chưa?

Chúng ta cần hành động?

Bạn đang bắt đầu viết blog, xây dựng nhưng trì hoãn quá lâu rồi đây là thời điểm bạn nên ngồi lại và suy ngẫm về những gì mình sẽ bắt đầu lại kế hoạch cuộc sống.

Mình biết mình đã trì hoãn nhiều vì không sắp xếp thời gian tốt, vẫn còn nhiều điều chưa làm được và đã đến lúc hành động không trì hoãn nữa.

Chúng ta biết rằng chúng ta đang sống trong thời đại phát triển nhất trong tiến trình phát triển của xã hội loài người. Trong thời điểm này chúng ta có tất cả mọi thứ cần thiết để làm việc, bạn có máy tính để viết blog, bạn có cộng đồng để chia sẻ, kết nối và bạn có thị trường để bán sản phẩm mà bạn tạo ra… chúng ta đang có rất nhiều thuận lợi hơn bao giờ hết.

Hành động…

Chúng ta phải đối mặt hàng ngày, nhiều phiền nhiễu hơn các thế hệ trước ta từng có, do đó để tập trung làm việc không dễ dàng.

Một vài chia sẻ sau giúp bạn cách quản lý công việc hàng ngày, gia tăng hiệu suất làm việc như kỳ vọng.

Thiết lp thi gian đ kim tra email

Bạn có nhớ thí nghiệm Pavlov khi rung chuông chú chó tiết nước bọt? Bạn làm gì khi một email thứ hai được gửi đến hộp thư của bạn? Vâng, đa số mọi người sẽ lấy điện thoại và kiểm tra email xem ai đang gửi thư cho chúng ta.

Xem xét các điều kiện tương tự, chúng ta có một điểm gì đó giống như hành vi trong thử nghiệm của Pavlov, khi thấy một thông báo email được cảnh báo chúng ta có xu hướng kiểm tra email ngay lập tức.

Tuy nhiên việc kiểm tra email thường xuyên sẽ làm cho bạn không tập trung, nếu bạn đang viết blog bạn sẽ không thể tập trung để viết được bài viết cho kịp lịch đăng tải, hoặc nếu bạn đang soạn thảo một hợp đồng bạn sẽ bị làm phiền khi không thể tập trung để hoàn thành công việc đúng thời điểm.

Vậy cách nào chúng ta không bị làm phiển và hoàn thành công việc đúng thời điểm? Dừng ngay việc kiểm tra email thường xuyên đó là một trong những cách bạn nên thử áp dụng ngay sau khi đọc bài viết này, hãy cố đặt ra cho mình nguyên tắc chỉ kiểm tra email vào một thời điểm xác định trong ngày để tránh sao lãng những điều quan trọng mà bạn đang thực hiện. Hãy thử thiết lập thời gian kiểm tra email định kỳ trong một tuần bạn sẽ thấy sự khác biệt đáng kể đó nhé.

Ít “Lướt” Mạng xã hội

Ngày nay với sự phát triển của mạng xã hội, mạng xã hội là nền tảng giúp cho con người kết nối và chia sẻ với nhau. Bạn có thể sử dụng mạng xã hội để làm nhiều công việc như kết nối với gia đình và bạn bè, chia sẻ kinh nghiệm cuộc sống như chúng xảy ra, giao tiếp với bạn bè bạn…

Tuy nhiên môt câu hỏi đặt ra là bạn dùng bao nhiêu thời gian mỗi ngày cho việc sử dụng mạng xã hội như Facebook, Google +, Twitter? Thời gian là một trong những điều tuyệt vời của cuộc sống mà chúng ta có, chúng ta không thể lấy lại nó khi mất đi, do đó việc ít  ‘lướt’ mạng xã hội được xem là một trong những cách quản lý công việc hiệu quả đơn giản nhất.

Áp dụng phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian được khám phá bởi Francesco Cirillo vào những năm 1980. Phương pháp này được dùng như là một phương pháp chia nhỏ thời gian làm việc và nghỉ ngơi để tăng hiệu suất xử lý công việc. Pomodoro  được xem là cách quản lý công việc hiệu quả, được sử dụng phổ biến hiện nay.

Có vài bước để thực hành phương pháp này mà bạn có thể tham khảo như sau:

  • Lập danh sách công việc phải làm
  • Thiết lập thời gian cho bộ đếm Pomodoro
  • Làm việc theo bộ đếm Pomodoro với mức thời gian chuẩn là 25 phút cho việc xử lý từng công việc.
  • Sau khi kết thúc 25 phút xử lý công việc bạn có năm phút nghỉ ngơi trước khi bắt đầu một công việc mới.
  • Cứ sau bốn lần nghỉ ngơi sau khi hoàn thành công việc thời gian nghỉ ngơi tiếp theo nên kéo dài đến 15 phút.

Phương pháp này rất thú vị, thay vì phải tập trung xử lý công việc trong khoản thời gian dài bạn nên chia nhỏ khoản thời gian và tập trung vào các công việc quan trọng nhất mà bạn hiện có thông qua danh sách công việc được tạo sẵn.

Để không phức tạp khi áp dụng phương pháp này bạn nên sử dụng Pomelloapp, đây là một ứng dụng phần mềm quản lý công việc được xây dựng dựa trên phương pháp Pomodoro. Ứng dụng quản lý công việc này sẽ kết hợp với Trello giúp bạn lập danh sách, xử lý công việc và nâng cao năng suất làm việc trực tuyến (online).

cách quản lý công việc hiệu quả

Nếu bạn đang sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tăng hiệu xuất làm việc trong quá trình xây dựng niche site như Wunderlist, aNotepad …thì PomelloappTrello là hai công cụ không thể thiếu khi bạn lập kế hoạch và quản trị công việc.

Phương pháp sử dụng Trello, Blog tiếp thị liên kết đã có một bài viết được chia sẻ trong một bài viết khác bạn có thể xem tại đây.

Tóm lại, để quản lý công việc đối khi chúng ta phải thiết lập các quy tắc riêng và nhất quán trong suốt quá trình làm việc. Bạn biết đó nguyên tắc do chính chúng ta lập nên thì cũng dễ bị phá vỡ bởi chính chúng ta, chỉ khi nào tuân thủ tuyệt đối nguyên tắc mà chúng ta lập nên, chúng ta sẽ nhận thấy kết quả mà chúng ta mong muốn. Do đó hãy kiểm tra email vào một thời điểm cố định trong ngày, hạn chế lên mạng xã hội, sử dụng phương pháp Pomodoro, viết blog nhiều hơn khi bạn có thời gian rỗi. Đối với bạn thì sao? Hãy chia sẻ cách quản lý công việc của bạn sau khi đọc bài viết này nhé.

Điểm đánh giá

Vài nét về Ngân Sơn

Blog Tiếp Thị Liên Kết là cuốn nhật ký online ghi lại những cung bậc cảm xúc trong quá trình viết blog. Mình thường viết về cuộc sống thường nhật, những trải nghiệm trong công việc, xu hướng phát triển của công nghệ và khởi nghiệp trực tuyến. Mọi thông tin các bạn có thể liên hệ qua chuyên mục hỏi đáp.

Theo dõi mình qua: