Tăng Năng Suất Làm Việc Lên Ba Lần Chỉ Với Trello

  • 10 months ago /

Blog Tiếp Thị Liên Kết trở lại với bạn đọc bài viết cập nhật đầu tiên trong tháng năm sau thời gian dài tạm ngưng cập nhật vì các công việc cá nhân.

Chủ đề của bài viết hôm nay là hướng dẫn các bạn quản lý công việc hiệu quả. Đây là một chủ đề không mới nhưng luôn là vấn đề đau đầu cho mỗi chúng ta khi bắt đầu một dự án nào đó. Bài viết chia sẻ những kinh nghiệm của Ngân Sơn trong việc lựa chọn các công cụ cần thiết để quản lý các công việc hàng ngày.

Hiện tại Ngân Sơn đang hoạt động trên hai lĩnh vực chính đó là tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp như là một công việc chiếm phần lớn thời gian trong hoạt động hàng ngày và các công việc tiếp thị liên kết bao gồm thực hiện các hoạt động tiếp thị liên kết trên internet tại Amazon, ClickBank, Shareasale, Cj..như là một công việc bán thời gian những lúc mình có nhiều thời gian.

Để quản lý thời gian hiệu quả ban đầu mình dùng rất nhiều công cụ từ miễn phí đến trả phí với mong muốn sắp xếp công việc và quản lý chúng một các phù hợp và trực quan. Qua nhiều lần tìm kiếm và sử dụng, một vài công cụ mà Ngân Sơn đang sử dụng sau đây có thể giúp ích cho bạn.

Quản lý công việc với Trello

Đây là một công cụ tuyệt vời dùng để quản lý công việc, bạn có thể dùng công cụ này để quản lý các công việc cá nhân, quản lý đội nhóm với những dự án mới hoặc thậm chí là quản lý cả công ty. Công cụ này tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý công việc, chỉ với phiên bản miễn phí bạn có thể hoàn toàn an tâm sử dụng các tính năng của công cụ này và tất nhiên nếu bạn muốn nhiều hơn thế phiên bản trả phí sẽ có thêm nhiều tính năng để bạn lựa chọn. Tất nhiên là mình đang sử dụng phiên bản miễn phí vì chỉ sử dụng cho mục đích cá nhân và các tính năng miễn phí vẫn rất phù hợp với mình.

Trello là gì ?

quan ly cong viec voi trello
Trello là một công cụ quản lý công việc  trực tuyến giúp bạn có thể ghi chú, sắp xếp, phân công, theo dõi tiến độ của cong việc, dự án hiệu quả.
Để bắt đầu làm việc với Trello, bạn cần tạo 1 tài khoản miễn phí tại trang chủ của Trello hoặc theo liên kết này: https://trello.com/nganson/recommend
Trello có những thành phần cơ bản sau:

  • Card (Thẻ): là 1 thẻ thông tin có Title, Description dùng để lưu trữ công việc. Một Card có thể dùng để ghi  task (công việc), feature (tính năng sản phẩm), question (câu hỏi), note (ghi chú), … tùy cách bạn sử dụng. Mỗi card sẽ có checklist để bạn chia những thông tin đầu việc nhỏ hơn. Mỗi card có thể được comment, attach hình ảnh trên đó để dùng cho việc trao đổi giữa các thành viên
  • List (Danh sách): là 1 danh sách tổng hợp các card thuộc chung 1 tình trạng hoặc 1 tính chất khác nhau. Ví dụ: List Doing bao gồm những card đang được thực hiện. List Done chứa những card đã hoàn thành.
  • Board (Bảng): là 1 bảng thường tương đương với 1 project hoặc 1 mảng công việc. Trong 1 board có thể có nhiều List để chia tình trạng của những đầu việc của project đó cho tiện theo dõi.

Trello nhìn sơ có vẻ dễ sử dụng, đơn giản chỉ gồm các Board (bảng), List (danh sách) và Card (thẻ). Bạn đơn giản chỉ cần kéo các Card vào từng List khác nhau để thể hiện tiến độ công việc, giúp các thành viên trong nhóm có cái nhìn trực quan và đơn giản hơn về những việc cần làm. Nhưng Trello còn làm được nhiều hơn thế. Trello cung cấp cho người dùng các tính năng hữu dụng khác như giúp di chuyển giữa các Board, chỉnh sửa Card và tải nhanh tài liệu đính kèm (attachment)…Dĩ nhiên nếu bạn quan tâm Trello cũng cấp cho bạn những phím tắt rất hữu dụng để bạn truy vấn Trello nhanh hơn. Bạn có thể xem thêm danh sách phím tắt theo liên kết tại đây.

phim tat cua Trello

Tại sao bạn nên sử dụng Trello để quản lý công việc?

Nếu hàng ngày bạn có khá nhiều công việc phải thực hiện hoặc rất nhiều dự án cần thực thi hoặc bạn đang phát triển công ty dựa trên các nguồn lực outsourcing, việc quản lý các vấn đề đó không đơn giản. Bạn cần biết mình đã làm được những công việc gì trong ngày và những công việc nào chưa thực hiện để có kế hoạch bố trí thời gian để thực hiện. Thông qua Trello nếu bạn có đội nhóm cùng thực thi một dự án nào đó, bạn có thể phân công chia sẻ công việc cho các thành viên để đảm bảo thời gian của dự án được đảm bảo.

Việc sử dụng Trello hoàn toàn miễn phí và bảo mật, bạn có thể xác thực tính năng bảo mật mật khẩu hai lớp hoặc set up tính năng hiển thị riêng tư cho các công việc. Đảm bảo rằng thông tin chia sẻ được bảo mật như những gì bạn mong đợi.

Cách sử dụng Trello của Blog Tiếp Thị Liên Kết?

Mỗi người sử dụng Trello có cách sử dụng công cụ này theo nhu cầu và mục đích của mình. Ngân Sơn chia sẻ cách sử dụng sau đây nếu cảm thấy hay bạn có thể sử dụng. Đây là cách mà mình áp dụng cho việc quản lý các công việc hàng ngày.

Để quản lý một nhóm công việc chẳng hạn như bắt đầu một dứ án niche site mới mình sẽ tạo một bảng ghi riêng về dự án niche site đó. Trong đó tập trung vào các thành tố chính như: các công việc cần làm ngay, các công việc từ từ làm, các công việc đang thực hiện, các công việc đã hoàn thành, các công việc đã giao cho người khác

  • Các công việc cần làm ngay: là các công việc thể hiện mức độ khẩn cấp, nếu không làm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ của công việc, dựa án, các công việc mà bạn phải dành nhiều thời gian để ưu tiên hơn;
  • Các công việc từ từ làm: là các công việc chắc chắn bạn sẽ làm nhưng không khẩn cấp, bạn có thể bố trí làm sau đó
  • Các công việc đang thực hiện: các công việc bạn đang làm đang triển khai
  • Các công việc đã hoàn thành: là danh sách các công việc đã hoàn thành, bạn có thể biết mình đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm khối lượng công việc của dự án. Nếu bạn cần làm weekly report để báo cáo cho sếp của bạn vào cuối tuần mục này rất hữu dụng đó nhé.
  • Các công việc giao cho ai đó: bạn sẽ biết được các công việc bạn đang giao cho ai đó thực hiện và đôn đốc nhắc nhở người thực hiện để họ hoàn thành công việc. Nếu bạn thường outsource công việc bên ngoài, mục này tỏ ra rất cần thiết, bạn sẽ biết được thời gian cung cấp dịch vụ hoàn thành, tiến độ cung cấp để có biện pháp khắc phục khi bị trì hoãn.

Bạn có thể xem cách sử dụng Trello cơ bản thông qua video hướng dẫn dưới đây:

Loading...
Play Button Play Button

Bài viết điểm qua một số tính năng khá cơ bản của Trello, hy vọng những thông tin cung cấp trong bài viết này sẽ hữu dụng cho bạn.

 

Điểm đánh giá

Vài nét về Ngân Sơn

Blog Tiếp Thị Liên Kết là cuốn nhật ký online ghi lại những cung bậc cảm xúc trong quá trình viết blog. Mình thường viết về cuộc sống thường nhật, những trải nghiệm trong công việc, xu hướng phát triển của công nghệ và khởi nghiệp trực tuyến. Mọi thông tin các bạn có thể liên hệ qua chuyên mục hỏi đáp.

Theo dõi mình qua: